Les étapes clés pour obtenir votre certificat : contractualisation à la certification

Les étapes clés pour obtenir votre certificat : De nombreuses entreprises cherchant à se conformer aux normes internationales considèrent désormais la certification des systèmes de management comme une étape cruciale. Cette certification prouve leur engagement envers la qualité et l’amélioration continue, leur procurant un avantage concurrentiel. Cependant, comprendre en profondeur les étapes clés du processus est essentiel pour obtenir une certification.

Dans cet article, nous détaillerons ces étapes clés pour certifier votre système de management. Nous commencerons par la contractualisation initiale avec un organisme de certification, puis traverserons les différentes phases de l’audit de certification, du pré-audit à l’audit principal, en gérant les écarts. Nous aborderons aussi la revue du dossier d’audit et l’importance du comité de certification dans la décision finale. Pour finir, nous discuterons des avantages de la certification pour une entreprise et des étapes finales pour décrocher ce précieux certificat.

1/ MISE EN PLACE DU SYSTEME DE MANAGEMENT

Le processus de certification commence par la mise en place d’un système de management, idéalement 1 an avant l’audit de certification.

Feel Agile propose des prestations de conseil en certification. Vous pouvez consulter notre site web pour plus d’information : https://feelagile.com/

2/ CONTRACTUALISATION avec un organisme de certification

Pour choisir un organisme certificateur, considérez sa réputation dans le secteur et son expérience. Regardez surtout son accréditation, comme celle du COFRAC en France, qui assure la fiabilité du certificateur.

Contactez les certificateurs 4 à 5 mois avant la période de certification. Tous suivent les mêmes règles d’audit. Leur tarif journalier varie, ce qui peut impacter le coût total.

Après avoir choisi un organisme, remplissez un questionnaire. Vous recevrez ensuite un devis pour l’audit de certification sur 3 ans. Les frais de déplacement ne sont souvent pas inclus. Demandez une offre tout compris pour une meilleure visibilité budgétaire. Précisez des détails comme la période d’audit et la nécessité d’un auditeur anglophone.

Une fois l’audit programmé, un auditeur qualifié est assigné. Demandez le plan d’audit en avance. Cela facilite l’organisation interne et prépare vos collaborateurs pour les entretiens.

2/ AUDIT DE CERTIFICATION

a) Pré-audit (optionnel)

Les pré-audits, bien que facultatifs, peuvent être très bénéfiques pour anticiper les problèmes potentiels et augmenter les chances de réussite lors de la certification initiale. C’est un investissement pour éviter les retards d’un audit principal et pour s’assurer que votre système est prêt à passer l’audit. Pré-audit est un choix optionnel et ne fait pas partie du processus de certification.

b)  Etape 1 – audit initial – La revue documentaire

Dans l’étape 1, l’auditeur mandaté examine et confirme que la conception du système de management répond aux exigences de la norme et aux objectifs de l’organisation. Il évalue aussi sa capacité à respecter la conformité légale et réglementaire. Si les résultats de cette première étape sont satisfaisants, il donne son accord pour procéder à l’audit de l’étape 2. En cas de détection d’écarts potentiels, il est crucial de les adresser rapidement. Sans action corrective, ces écarts peuvent devenir plus significatifs lors de l’étape 2.

c) Etape 2 – audit principal – L’évaluation de conformité de système de management conformément l’ensemble des exigences de la norme

L’objectif de l’audit est de confirmer la conformité du système de management à toutes les exigences de la norme et de vérifier la mise en œuvre effective par votre entreprise pour atteindre ses objectifs selon les politiques et procédures.

d) Le process suite à l’audit en cas des écarts

  • Non-conformité Majeure : Cela signifie un manquement important aux exigences de la norme, ce qui peut empêcher l’obtention de la certification. L’entreprise doit traiter ces erreurs significatives en fournissant des preuves de correction dans les trois mois suivant la réception du rapport d’audit. Ensuite, un audit complémentaire se déroule pour finaliser la correction de cet écart majeur ou pour le réduire en un écart mineur.
  • Non-conformité Mineure : Ces défaillances moins graves, souvent isolées, sont plus faciles à résoudre. L’entreprise doit soumettre un plan d’action indiquant les mesures correctives prises, dans les trois mois suivant la réception du rapport d’audit. Si aucune non-conformité majeure n’est présente et qu’un plan d’action est en place pour les écarts mineurs, l’auditeur émet alors un avis favorable et transmet le dossier à l’équipe technique de l’organisme certificateur.

3/ REVUE DU DOSSIER D’AUDIT et COMITE DE CERTIFICATION

a) Revue Administrative : Lorsque l’équipe administrative reçoit le dossier d’audit de l’auditeur, incluant le plan et le rapport avec un plan d’action validé, elle examine minutieusement la complétude du dossier et la pertinence de tous les documents. Ce processus couvre les aspects commerciaux et techniques, comme le questionnaire, le contrat de certification, et les rapports d’audit. Après avoir complété la checklist, l’équipe envoie le dossier complet pour la revue technique.

b) Revue Technique : L’équipe technique réalise une évaluation impartiale et indépendante des résultats de l’audit, y compris les recommandations de l’auditeur. Cette étape est cruciale avant la délivrance de la certification. Elle s’appuie sur les conclusions de l’audit pour décider soit d’accorder la certification, soit de la refuser en cas d’insuffisance de preuves de conformité. Cette équipe a aussi le pouvoir d’ajuster le périmètre de la certification si nécessaire.

c) Comité de Certification : Après la validation des revues administrative et technique, le dossier d’audit est transféré au comité de certification pour la décision finale. Cette certification dépend de la satisfaction continue des exigences, incluant la régularité des audits, l’efficacité des actions correctives et le paiement des frais associés.

4/ OBTENTION DE LA CERTIFICATION

À ce stade, l’entreprise obtient sa certification suite à la validation du comité de certification et sera enregistrée comme telle. Le certificat valable pour 3 ans est délivré à l’entreprise. Félicitations !

Conclusion

Le processus de certification complet contient des étapes de la contractualisation jusqu’à l’obtention de certificat. Chaque étape du processus joue un rôle important dans l’obtention d’une certification valide et fiable. De la contractualisation avec un organisme de certification à la revue du dossier d’audit et au comité de certification, chaque phase demande rigueur et engagement. Le respect de ces étapes garantit non seulement la conformité aux normes établies, mais aussi la crédibilité et la fiabilité de la certification obtenue. En suivant attentivement chaque étape, en répondant aux exigences et en prenant des mesures correctives lorsque nécessaire, les entreprises peuvent non seulement obtenir leur certification, mais aussi renforcer leur réputation et leur compétitivité sur le marché.

Liens :

https://www.cofrac.fr/

https://www.certification-qse.com/comment-choisir-un-organisme-certificateur/

https://www.intertek-france.com/certification/certifications-en-sept-etapes/

Tous nos articles sur la Veille Normative :

https://leclubcyber.com/category/outils-de-veilles/veille-normative/

Samal ISMAKATOVA
Samal ISMAKATOVA
Avec une expérience de 5 ans dans le domaine de l'accréditation, Samal a contribué à l'évaluation et à la certification de nombreuses organisations. Son expertise en qualité, en particulier, est essentielle pour aider les entreprises à démontrer leur engagement envers les normes de sécurité les plus strictes.

Notre Newsletter

Adhérez au Club Cyber et recevez l'actualité directement dans votre boite mail ! Profitez également de nos offres exclusives d'e-learning et de nos webinaires privés !

spot_img

Dans la même catégorie